上海交通大学档案年度归档工作指南(机关部处及直属单位部分)
 
2017/03/15

机关部处及直属单位档案工作岗位职责

 

机关部处及直属单位是学校主要职能管理部门,在学校档案工作中占据重要地位,是做好学校档案工作的关键部门。

、机关部处及直属单位档案工作分管领导岗位职责

1、贯彻执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章,教育本部门干部职工增强档案意识,认真做好档案工作;

2、加强对本部门档案工作的领导,把档案工作纳入本部门、各科(室)和兼职档案人员的岗位职责,并作为年度工作考核的一项重要内容;

3按照“纸质文件与电子文件同步配套归档”的工作要求,督促兼职档案人员 “在次学年6月底前完成归档工作”,确保归档文件的完整性、准确性和系统性;

4、保障本部门兼职档案人员完成档案工作必需的工作时间和条件,积极支持兼职档案人员参加档案业务知识学习和岗位技能培训;

5、加强对本部门网上档案信息利用的安全监督,提高本部门兼职档案人员的档案工作安全保密意识;

6、负责本部门年度归档文件的开放鉴定和部门年度归档案卷的审核工作,对部门年度归档工作和归档文件开放负责。

二、机关部处及直属单位兼职档案人员岗位职责

1、认真学习执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章制度,积极参加档案理论知识学习和岗位业务技能培训;

2、主动接受学校档案部门的业务指导和督促检查,严格遵守 “在次学年6月底前完成归档任务”的规定;

3、认真编制本部门年度归档的预立卷目录,负责本部门文件材料的收集、整理和立卷归档工作,确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性;

4、坚持纸质文件与电子文件配套归档的工作要求。对于非保密文件应认真做好网上收发文登记工作,并挂接相应的电子版文件,凡需要归档的又没有电子版的文件须在数字化处理之后一并归档。对于保密文件应实行脱机报盘归档。

5、加强案卷整理工作,努力提高归档质量。对本部门年度应归档的文件材料要编制页号、编制卷内目录、按照“责任者、内容、文种”三要素拟写案卷标题等;

6、将本部门年度归档案卷和开放鉴定情况送交本部门分管领导审核;

7、严格执行学校关于网上档案信息查询利用的各项规定,妥善保管本部门校园网档案信息查询利用的用户名及密码。

三、机关部处及直属单位档案工作奖惩办法

  为切实落实学校档案工作岗位职责,规范学校各部门管理行为,确保档案工作与学校其他工作协调发展,实现依法治校与依法治档、显性与隐性管理的有机统一,学校决定对下列情况给予奖励或惩处:

1、每两年一次开展档案工作先进个人和集体评比活动。对在档案收集、整理、保护、利用和现代化管理工作中作出显著成绩的、在档案学研究及档案史料研究中作出突出贡献的和将重要或珍贵档案捐赠给校档案馆的个人或集体,授予学校档案工作先进个人或先进集体的荣誉称号,颁发证书并予以一定的物质奖励;

2、对玩忽职守、造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的行为,对违反保密规定,擅自提供、抄录、公布、涂改、伪造档案的行为,对擅自出卖、赠送、交换档案、不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的行为以及其他违反档案法律、法规或规章的行为,其直接负责的主管人员和其他责任人员应依法受到处分。构成犯罪的,移交司法机关依法追究刑事责任。

3、档案工作纳入学校对各单位年终工作考核和文明单位评比活动。对有下列情况之一的单位,不得评为学校年度工作考核优秀单位和文明单位。

机关部处及直属单位:

(1)  连续两年不按规定时间归档;

(2)  参照部门预立卷目录和年度工作总结,连续两年归档齐全率低于95%

(3)  连续两年归档电子文件和纸质文件配套率低于95%

——以上内容摘自《上海交通大学档案工作岗位职责规范》

 

 

机关部处及直属单位年度归档主要范围

 

一、党群档案年度归档主要范围及执行单位

凡是在学校党群管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属党群档案。主要包括:

1、上级有关党的建设工作的文件材料;

2、学校及部门党群工作的中长期规划、年度计划、工作总结;

3、学校及部门党群工作的各类规章制度;

4、学校及部门党群工作的简报、通讯、情况交流、情况反映等材料;

5、学校及部门召开的有关党群工作的各类重要会议材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

6、学校及部门主办或承办的有关党群工作重大活动材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

7、各级部门表彰党群工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料;

8、学校及部门党群工作各类统计报表;

9、部门年度工作总结所述特色工作所形成的相关的文件材料。

执行单位:党委办公室(含合署办公部门)、纪委监察处、党委组织部、老干部处、党校、党委宣传部、学指委、党委统战部、工会、妇委、团委、学生会等

二、行政档案年度归档主要范围及执行单位

凡是在学校行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属行政档案。主要包括:

1、上级有关高校行政管理的文件材料;

2、学校或部门行政工作的中长期规划、年度计划、工作总结等;

3、学校或部门行政工作的各类规章制度;

4、学校或部门行政工作的简报、通讯、情况交流等文件材料;

5、学校或行政部门召开的有关行政工作的各类重要会议材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

6、学校或部门主办或承办的有关行政工作的重大活动材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

7、学校或部门有关行政工作与校内外有关单位签定的各类合同、协议书等文件材料;

8、上级有关单位及学校或部门表彰先进的申报材料、获奖名单等文件材料;

9、学校或部门行政工作各类统计报表;

10、部门年度工作总结所述特色工作所形成的相关的文件材料。

执行单位:校长办公室、教育基金会、规划发展处、“211/985工程”办公室、人事处、退管会、审计处、保卫处、武装部、保密办、后勤集团、后勤保障处、计生委、图书馆、档案馆、博物馆、网络信息中心、资产管理处、产业集团等

三、外事档案年度归档主要范围及执行单位

凡是学校与外国学校、团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、国际会议、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属外事档案。主要包括:

1、上级有关外事工作的文件材料;

2、学校或部门有关外事工作的中长期规划、年度计划、工作总结等;

3、学校或部门有关外事工作的各类规章制度等;

4、学校或部门有关外事工作的简报、情况交流等文件材料;

5、学校或部门关于外事工作的各类重要会议材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

6、学校或部门主办或承办的重大外事活动、国际会议的材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

7、学校或部门关于外事工作与海内外、校内外有关单位签定的各类合同、协议书文件材料;

8、上级单位和学校或部门表彰外事工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料;

9、学校或部门有关外事工作的各类统计报表;

10、学校师生员工因公出国申请报告及批准材料;

11、邀请、聘请外籍人士的请示、批复等以及外籍人士在校活动的文件材料;

12、外国留学生工作的有关文件材料;

13、部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料。

执行单位:国际合作与交流处、人事处、基金会(校友会)、国际教育学院等

四、教学档案年度归档主要范围及执行单位

凡是在教学管理、教学实践和教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属教学档案。主要包括:

1、上级、学校有关教学工作、实验室建设(包括国家重点实验室)的文件材料;

2、学校或部门关于教学工作、实验室工作的中长期规划、年度计划、工作总结等;

3、学校或部门关于教学工作、实验室工作的各类规章制度、简报、情况交流等文件材料;

4、学校或部门召开的关于教学工作各类重要会议的材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

5、学校或部门关于教学改革所形成的文件材料;

6、学校或部门主办或承办的有关教学工作重大活动材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

7、上级单位和学校部门表彰教学工作、实验室工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等文件材料;

8、学校或部门有关教学工作、实验室工作的各类统计报表;

9、汇总并审核院系在教学管理、教学实践、学位、毕业等教学工作中形成的学科建设、学籍管理(包括学籍变更、学生奖惩)、成绩大表、毕业就业、招生及验印名册、教材、论文等文件材料;

10、有关实验室设立、调整、更名、撤换,以及实验室条件建设和环境改造过程中产生的重要文件材料;

11、实验室论证、评估、申请、审批材料;

12、部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料。

执行单位:研究生院、教务处、学生处、学科处、继续教育学院

五、科研综合档案及专利档案年度归档主要范围及执行单位

凡是在科研管理、科研活动(包括国防科研)中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属科研档案。科研综合档案及专利档案。主要包括:

1、上级部门有关科研工作的文件材料;

2、学校或部门关于科研工作的中长期规划、年度计划、工作总结等;

3、学校或部门制定的关于科研工作的各类规章制度;

4、学校或部门关于科研工作的简报、情况交流等文件材料;

5、学校或部门召开的有关科研工作的各类重要会议、承办的各类重要专项活动所形成的材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

6、上级部门下达的科研计划及科研经费;

7、学校或部门关于科研工作与校内外单位签定的重要合同、协议书、备忘录等;

8、获奖科研项目及科研工作先进集体、个人等的申报材料、获奖名单、奖状等材料;

9、学校或部门有关科研工作的各类统计报表;

10、学校所获各类专利的申请材料、授权书及专利证书等;

11、部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料。

执行单位:科学技术发展研究院、先进技术装备研究院、文科建设处、保密办等。

六、基本建设档案年度归档主要范围及执行单位

凡是在学校基本建设管理、基本建设工程项目(新建、扩建、改建以及大、中型维修)和资产管理活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属基本建设档案。主要包括

1、上级有关基建工作的文件材料;

2、学校或部门有关基建、资产工作的中长期规划、年度计划、工作总结等;

3、学校或部门有关基建、资产工作的各类规章制度;

4、学校或部门有关基建、资产工作的简报、情况交流等文件材料;

5、学校或部门关于基建、资产工作召开的各类重要会议材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

6、学校或部门主办或承办的有关基建、资产工作重大活动的材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

7、学校或部门关于基建、资产工作与校内外有关单位签定的各类合同、协议书等文件材料;

8、学校公有住宅出售的合同、协议文件材料;

9、学校各类房屋所有权证和土地使用证;

10、上级部门表彰基建、资产工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等文件材料;

11、学校或部门有关基建、资产工作的各类统计报表;

12、学校新建、扩建、改建以及大、中型维修项目所形成的文件材料(包括招投标文件、前期文件材料、设计技术文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图等)

13、学校地上、地下管线,网络布线分布图等材料;

14、部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料。

执行单位:基建处、资产管理处、网络信息中心等。

七、仪器设备综合档案年度归档主要范围及执行单位

凡是在科研设备管理中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属设备档案。主要包括:

1、上级有关仪器设备管理工作的文件材料;

2、学校或部门关于仪器设备工作的中长期规划、年度计划、工作总结等;

3、学校或部门关于仪器设备工作的各类规章制度;

4、学校或部门关于仪器设备工作的简报、情况交流等材料;

5、学校或部门召开的有关仪器设备工作的各类重要会议材料(包括照片、视频、音频等材料);

6、学校或部门主办或承办的有关仪器设备工作的重大活动文件材料(包括照片、视频、音频等材料);

7、上级和学校部门表彰仪器设备工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等文件材料;

8、学校或部门有关仪器设备工作的各类统计报表;

9、部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料;

执行单位:实验室与设备处等。 

八、出版档案年度归档主要范围及执行单位

凡是在编辑出版报刊、图书、音像出版活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同形式、载体的历史记录均属出版档案。主要包括:

1、上级有关出版工作的文件材料;

2、学校或部门关于出版工作的中长期规划、年度计划、工作总结等;

3、学校或部门关于出版工作的各类规章制度;

4、学校或部门关于出版工作的简报、情况交流等文件材料;

5、学校或部门召开的有关出版工作各类重要会议材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

6、学校出书目录

7、学校或部门主办或承办的有关出版工作的重大活动的材料(包括相关的照片、视频、音频等材料)

8、上级部门表彰出版工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料;

9、学校或部门有关出版工作的各类统计报表;

10、学校或部门出版发行的本校教师和名家的样书、期刊、学报、校报等;

11、部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料。

执行单位:出版社、学报编辑部、宣传部等。

九、财会档案年度归档主要范围及执行单位

凡是在学校财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同形式、载体的历史记录均属财会档案。主要包括:

1、上级有关财会工作的文件材料;

2、学校或部门有关财务工作的中长期规划、年度计划、工作总结等;

3、学校财务预、决算报告;

4、学校或部门有关财务工作的各类规章制度;

5、学校或部门召开的有关财务工作的各类重要会议材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

6、学校或部门主办或承办的有关财务工作的重大活动材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

7、上级部门表彰财务工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料

8、学校或部门有关财会工作的各类统计报表、帐簿、凭证、工资清册等;

9、部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料。

执行单位:财务处等。

十、产品档案年度归档主要范围及执行单位

凡是在学校下属企业在生产、经营和销售产品过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属产品生产与科技开发类档案(简称产品档案)。主要包括:

1、上级关于产品生产与科技开发管理的文件材料;

2、学校或部门关于产品生产与科技开发工作的中长期规划、年度计划、工作总结;

3、学校或部门关于产品生产与科技开发工作的各类规章制度、规定、条例等;

4、学校或部门召开的有关产品生产与科技开发工作的各类重要会议材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

5、学校或部门为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例;

6、学校或部门主办或承办的关于产品生产与科技开发工作的重大活动的材料(包括相关的照片、视频、音频等材料);

7、各级部门表彰产品生产与科技开发工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料;

8、学校或部门关于产品生产与科技开发工作的各类统计报表;

9、部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料。

可执行单位:学校下属的各大企业

 

上海交通大学综合性文件归档流程图

 

 


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