档案全文信息校园网上服务指南
 
2009/03/31

一.服务目的和依据:

为了进一步深化档案信息服务工作,大力开发档案信息资源,更有好地为学校各项工作服务,现根据《中华人民共和国档案法》、《上海交通大学关于全面推进校务政务公开工作的意见》(沪交内[2006]117号),我馆向学校各部门提供档案全文信息校园网上服务。

 

二.服务内容:

涵盖历史、文书、党群、行政、教学、声像、基建等档案门类的全文信息。信息分为:案卷题名信息、文件题名信息及与文件题名相对应的全文信息。

 

1、历史档案全文信息:是指我校1896年至1949年全部归档的文件材料。内含行政管理类、教学管理类、总务管理类、人事管理类等信息;

2、文书档案全文信息:是指1949年至1979年我校数字化开放档案的全文信息。内含行政管理类、党群管理类、教学管理类、总务管理类、科研管理类、人事管理类、基建管理类等档案的全文信息。

3、党群档案全文信息:是指我校从1996年至今在党务管理活动中形成的具有保存价值的文件材料。内含综合类、纪检类、组织类、宣传类、统战类、工会妇委类、团委、学生社团类及院(系)、党政综合类等信息;

4、行政档案全文信息:是指我校从1996年至今在行政管理活动中形成的具有保存价值的文件材料。内含行政综合类(规划发展、211/985建设等)、人事类、审计类、保卫/武装类、后勤管理类、图书/档案/文博类、资产管理类、基金管理/校友活动等全文信息;

5、教学综合档案全文信息:是指在我校在教学管理、教学实践和教学活动中形成的具有保存价值的文件材料。内含教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材建设等信息;

6、照片档案:是指建校以来反映我校教学、科研及管理重大活动中形成的,具有保存价值的照片资料及配套的文字说明;

7、校友人物档案全文信息:是指建校以来由档案馆征集和整理的有关我校著名校友人物档案信息。内含国内外校友院士;校内外校友博士生导师;“文革”前一、二级教授、高级工程师、研究员;解放前后厅、局级以上校友干部等人物信息;

 8、基建档案全文信息:是指建校以来我校在基本建设管理和基本建设工程中(如新建、扩建、改建以及维修)形成的文件材料。内含综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收材料、预算、概算、决算等以及全套图纸。

 

三.服务方式:

1.利用鉴定开放的档案全文信息:档案馆已授权学校各部门一个用户名和初始密码,由各部门兼职档案人员负责掌管,专门用来查询鉴定开放的档案全文信息。

2.利用未经开放的(内控)档案全文信息:如有特殊需要使用未经开放的档案全文信息,可由单位或密码掌管者向校档案馆利用室提出申请,经同意后即可在档案馆特殊授权下定点定时查询利用未经开放的档案全文信息。

 

四.查询操作方法:

1、查询鉴定开放的档案全文信息:登陆上海交通大学校园网主页,进入档案馆网页,点击“档案服务”中的“档案查询”,部门兼职档案员输入用户名和密码,即可进入查询界面,按照提示填写查询条件便可查询或浏览鉴定开放的档案全文信息。

2、查询未经开放的(内控)档案全文信息:如果现有权限无法满足利用要求,可以申请扩大查询范围。请登陆上海交通大学校园网主页,进入档案馆网页,点击“馆内管理”中的“用户注册”。

具体操作流程请点击“网上档案信息查询利用流程图,则可查询未经开放的档案全文信息。

 

五.注意事项:

1.用户名、初始密码掌管者请勿擅自将具有查询权限的用户名和密码转让他人;

2.经申请获得查询“未经开放的档案全文信息”权后,应严格遵守纪律,杜绝档案信息泄密;

3.凡玩忽职守,管理不力,造成档案信息丢失、泄密等重大失职行为的,将提请学校或上级档案行政管理部门追究有关部门或责任人的相应责任。

 

利用咨询电话:021-62933032(档案保管利用室)

联系邮箱:archives@sjtu.edu.cn

 

校档案馆

二〇〇九年三月十二日

 

 


 

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