上海交通大学档案馆归档指南
 
2008/11/17
一、归档依据

一、归档依据

1、  根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范》和国家、上海市相关档案管理实施法规、条例, 制定上海交通大学档案馆归档须知。

 

2、  根据上海交通大学档案馆制定的《档案工作业务建设规范汇编》、《上海交通大学关于电子文件网上收发文登记、网上预立卷和远程归档工作的暂行管理办法》、《上海交大科研项目归档须知》等规章制度作为依据,制定上海交通大学档案馆归档须知。

 

二、归档范围

上海交通大学从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录都属于归档范围。具体应包括:党政管理类档案、教学类档案、科研类档案、基本建设类档案、仪器设备类档案、产品生产类档案、出版物类档案、外事类档案、财会类档案、声像类档案。具体归档范围可参见各门类归档须知(见后)。

 

三、归档要求

1、  负责相关门类档案归档的校各部、处、直属单位、中心和各院、系、所等单位均为档案的立卷部门,应根据本单位历年文件材料形成规律编制案卷类目,分类归口立卷。

 

2、  保证纸质文件与电子文件登记的完整性和准确性,保证电子文件正文挂载的可识别性,发文挂载电子文档,收文挂载扫描文件。

 

3、  保证电子版文件预立卷与纸质文件组卷的同步完成,内容一致。要求预立卷标题拟写确切,预立卷内文件登记及全文挂载无误。

 

4、当年的综合性文件材料应在次年的5月底之前按要求向档案馆移交归档;科研、基建项目完成后两个月内向档案馆移交归档,同时办理移交手续。电子文件即时在网上移交。“三重”档案(重大活动、重大事件、重大活动)应即时收集,及时归档,归档情况在年底进行网上公示。

 

四、制约措施

学校档案馆可根据《档案法》和《上海市档案条例》等法规文件之规定,实行安全责任追究制,违反规定的提请学校或上级档案行政管理部门追究有关部门或责任人的相应责任。

对于归档及时、归档完整的部门、个人进行表扬和年底网上公示;对未按规定及时归档,经档案人员催档后仍拖延不归的,进行批评,采取年底档案工作情况网上公示,情况严重的,提请学校有关主管领导及上级主管部门处理。


 

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