上海交通大学档案馆查档指南
 
2017/03/15
查档时间

一、查档时间

周一至周五(节假日除外)上午830~11:30,下午13:30~16:30。寒暑假对外服务时间请关注校档案馆网站的通知。

二、查档地点

上海交通大学徐汇校区老图书馆203室。

三、查档须知

(一)开放的纸质档案利用:

1、国内利用者可持有效证件或所在单位介绍信等合法证明,直接来本馆查阅和利用。

2、港澳台胞、海外华侨以及外国组织或个人查询非本人档案资料必须经过学校国际合作与交流处同意后,并持相关证明方可利用档案。

(二)未开放的纸质档案利用:

1、本校人员因工作需要,查阅本部门未开放档案,需持部门介绍信;查阅其他部门的未开放档案,需经档案形成部门负责人或档案形成者同意并出具书面证明。

2、校外人员查阅本校未开放档案,需出具单位组织部门介绍信,写明查阅理由和要求,经档案馆领导或学校有关部门同意后方可利用。

3、历届毕业生复制成绩单或办理学历、学位证书认证(中英文对照),需持本人学历、学位证书,代办还需带好委托书及代办人身份证等有效证件

(三)开放档案信息的网上利用:

目前仅限于校园网上利用,具体细则请参见《上海交通大学关于档案信息校园网上开放利用暂行办法》

四)内阅、外借及复制的相关规定:

1.馆藏档案不外借(特别是原件)。若有特殊需要必须外借时应提出外借申请,经馆领导审批后,方可办理出借手续。

2.档案外借期限不得超过一周,如有需要可办理续借手续。逾期不还且未办理续借手续者,本馆将会同主管部门酌情予以处罚。

3.借阅者应对所借档案的安全保密负责,档案外借期间应妥善保管,并保持档案的整洁。如有遗失应立即报告,以便及时追查处理。

4.利用者不得擅自拆卷,更不得在案卷上涂改、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁和污损。利用过程中如有损坏,本馆可根据档案价值责令利用者进行赔偿。

5.对已经数字化的档案、资料,仅向借阅者提供电子版。未经馆领导批准一律不得调阅原件,对纸质已经发脆或珍贵档案不得复印,更不得外借。

6.为保护档案,档案阅览室内禁止吸烟,饮料和食品等谢绝入内。

7.每人每次调阅档案不超过10卷,申请调卷前未还档案不超过5卷。

8.教职工调离本校前应还清所借档案,否则不予办离校手续。

9.利用者有义务及时有效地向档案馆反馈档案利用效果。

四、查档收费

    严格执行《上海交通大学收费项目批复书(2004.4.6)》

联系方式

通信地址:上海市华山路1954  档案保管利用室 

邮编号码:200030

电话及传真号码:021-62933032

电子信箱地址:archives@sjtu.edu.cn


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